Ein Plan, den Sie im nächsten Jahr noch erklären können.
Meist liegt die Planung in einer eigenen Excel-Mappe, mit eigenen Formeln, eigener Kontenstruktur und Verknüpfungen, die niemand mehr anfasst. Im Januar weiß dann keiner mehr, warum auf Konto 4210 ein Plus von vier Prozent steht. In ReportNow! liegt die Planung im selben Datenbestand wie das Ist. Eine Fortschreibung entsteht dort aus Annahmen, die jemand eingetragen hat und die Sie nachlesen können.
Aus dem Ist, aus einer Datei, aus der Pipeline.
Die Methode wählen Sie je Modul. Im Vertrieb lesen Sie zum Beispiel Planzahlen je Kunde und Artikel aus einer Datei ein, während Sie in den Finanzen die Kostenkonten aus dem Ist fortschreiben. Beides gehört zu derselben Planungsvariante.
Aus dem Ist fortschreiben
Im Vertrieb wählen Sie einen Basiszeitraum, setzen Wachstum und Churn und tragen abweichende Sätze für einzelne Kunden oder Artikel ein. Daraus rechnet ReportNow! Planzeilen für jeden Monat, je Kunde und Artikel. In den Finanzen und im Personal gehen Sie ebenfalls von einem Basiszeitraum aus. Die Planzeilen entstehen dort je Konto und Kostenstelle bzw. je Person und Kostenart.
Eine fertige Planung einlesen
Haben Sie schon anderswo geplant, laden Sie die Plandatei hoch. Die Spalten werden nach ihrer Überschrift gelesen. Vor dem Übernehmen zeigt die Vorschau Zeilenzahl und Summe der vorhandenen Planzeilen, die dabei ersetzt würden. Heißt eine Spalte bei Ihnen anders, ordnen Sie sie einmal zu.
Die Pipeline einrechnen
Im Vertrieb kommen zur Fortschreibung die Chancen der Pipeline hinzu, mit Betrag, Menge und Wahrscheinlichkeit. Die Wahrscheinlichkeit gewichtet Betrag und Menge gleichermaßen, der Stückpreis bleibt also der angebotene. Ein wiederkehrender Vertrag wiederholt sich im Plan in seinem Rhythmus, etwa monatlich oder quartalsweise, bis zum Ende der Variante.
Sechs Annahmen, aus denen der Plan entsteht.
Ob ein Plan taugt, hängt an seinen Annahmen, nicht an den Formeln. Jede Annahme sollte sich benennen lassen und ein Jahr später noch auffindbar sein.
In ReportNow! tragen Sie deshalb die Annahmen ein, und die Planzeilen werden daraus gerechnet. Wenn Sie einen Satz ändern, lassen Sie den Plan neu rechnen. Die Annahmen bleiben mit der Variante gespeichert.
Basiszeitraum
Sie legen fest, welche Monate die Grundlage bilden. Gemittelt wird über alle Monate des Zeitraums, auch über die ohne Umsatz. Ein jährlich abgerechneter Kunde verteilt sich so auf die Planmonate, statt zwölfmal in voller Höhe aufzutauchen.
Die Basis darf nur Monate bis zum Stand der Ist-Zahlen enthalten. Reicht sie weiter, weist ReportNow! sie ab, denn mit einem angebrochenen Monat fiele der Plan unbemerkt zu niedrig aus.
Mengen- und Preiswachstum
Mengenwachstum hebt Absatz und Umsatz, Preiswachstum nur den Umsatz. Ein höherer Preissatz ändert also nicht die geplante Stückzahl, sondern den Stückpreis.
Beide Sätze sind Jahresraten und wirken fort. Die ersten zwölf Planmonate liegen in Summe um den Satz über der Basis, die nächsten zwölf noch einmal um denselben Satz darüber.
Churn
Der Anteil, der wegfällt, wird positiv eingetragen und immer abgezogen. Er mindert Menge und Umsatz im selben Maß, damit die Stückzahl nicht steigt, während der Umsatz sinkt.
Einen negativen Churn nimmt ReportNow! nicht an. Zusätzliches Geschäft planen Sie über die Wachstumssätze.
Abweichende Sätze je Kunde, Artikel oder Produktgruppe
Das Altgeschäft läuft aus, die Premiumlinie wächst zweistellig, bei einem Großkunden steigt nur der Preis. Für jede Ausprägung einer Dimension können Sie eigene Sätze für Menge und Preis eintragen.
Bleibt ein Feld leer, gilt der Satz der Variante. Eine 0 bedeutet dagegen „kein Wachstum“.
Monatsverteilung
Sie tragen elf Monatsanteile ein, der Dezember ergibt sich als Rest auf 100 %. Die Anteile gelten für Kalendermonate: Das Weihnachtsgeschäft liegt im Dezember, ob die Planung im Januar oder im Juli beginnt.
Der Knopf „Aus Ist-Vormonaten“ füllt die Felder mit dem Verlauf der zwölf Monate vor dem Planungszeitraum. Das ist ein Vorschlag, den Sie vor dem Speichern noch ändern können.
Kosten und Zahlungsfristen
Kosten schreibt ReportNow! mit eigenen Sätzen fort: je Konto, Kontenbereich oder GuV-Position, wahlweise als jährliche Steigerung oder als Prozentsatz vom geplanten Umsatz. Für jede Gruppe des Direkten Kapitalflusses können Sie außerdem festlegen, nach wie vielen Tagen gezahlt wird, etwa 45 Tage für Kundenzahlungen, 30 Tage für Lieferanten und 0 Tage für Löhne.
Es gilt die engere Regel mit allen ihren Angaben. Ein Satz für ein einzelnes Konto geht dem seines Kontenbereichs vor, ein Kontenbereich dem der GuV-Position. Für jedes Konto gilt damit höchstens eine Regel, sonst der allgemeine Satz der Variante.
Zu jeder Planzeile ist gespeichert, woher sie kommt.
Dass ein Plan danebenliegt, ist normal. Schwierig wird es, wenn später niemand mehr sagen kann, worauf er beruhte. Deshalb speichert ReportNow! zu jeder Planzeile ihre Herkunft. Auf der Planungsseite von Finanzen, Vertrieb und Personal sehen Sie eine Variante nach Herkunft aufgegliedert, mit Zeilenzahl und Summe. Wer wann was an der Planung geändert hat, steht unter Stammdaten › Planhistorie.
Auch für eine Planungsvariante rechnet ReportNow! die Bilanzprobe. Plant eine Variante nur GuV-Konten, geht die Planbilanz nicht auf. Die Datenreihen „Plan“ und „Ist + Plan“ im Direkten Kapitalfluss melden das und nennen den Betrag, um den sie dadurch danebenliegen.
Fortgeschrieben
aus dem Ist, mit den Sätzen der Variante
Eingelesen
aus einer Plandatei, die Sie hochgeladen haben
Pipeline
Chancen des Vertriebs, mit ihrer Wahrscheinlichkeit gewichtet
Eintritt und Abfindung
geplante Stellen, mit ihrer Wahrscheinlichkeit gewichtet, und Abfindungen bei geplanten Austritten
Übernommen aus der Vertriebsplanung
der geplante Umsatz, mit den Zahlungseingängen nach Zahlungsziel oder Zahlungsfrist
Übernommen aus der Personalplanung
die geplanten Personalkosten je Kostenart, mit den Zahlungsfristen der Kosten
Übernommen aus den Darlehen
Zinsen und Tilgungen, aus den Verträgen gerechnet
Übernommen aus den Steuern
Ertragsteuern und Umsatzsteuer samt Zahlungsterminen
Reicht das Geld bis Dezember?
Um diese Frage geht es bei den meisten Planungen, und ein GuV-Plan allein beantwortet sie nicht. Zwischen Umsatz und Zahlungseingang liegen Zahlungsziele, die Umsatzsteuer und alles, was nicht zahlungswirksam ist. Im Bericht des Direkten Kapitalflusses setzt die Datenreihe „Ist + Plan“ deshalb beim Kontoauszug an.
- Kontostand aus dem Kontoauszug. Bis zum letzten eingelesenen Tag zeigt „Ist + Plan“ die Zahlungen der Kontoauszüge, danach den Plan. Er beginnt am Tag nach dem Auszug, auch wenn die Buchhaltung erst einen früheren Monat gebucht hat, und rechnet den Kontostand von diesem Tag an weiter. Die Datenreihe „Plan“ beginnt dagegen mit der Variante, beim Finanzmittelfonds der Bilanz.
- Angebrochener Monat. Endet der Auszug am 10., trägt der Plan in diesem Monat je Gruppe nur noch den Rest: den Planwert abzüglich dessen, was bis dahin geflossen ist. Am Monatsende ergibt sich so wieder der geplante Stand.
- Zahlungsfristen je Gruppe. Eine Frist kann gestaffelt sein, etwa 30 % nach 14 Tagen mit Skonto und 70 % nach 45 Tagen. Die Staffel muss 100 % ergeben, sonst speichert ReportNow! sie nicht. Gerechnet wird mit Monaten zu 30 Tagen: 45 Tage fallen je zur Hälfte in den Folgemonat und in den übernächsten.
- Vorschlag aus den Forderungen. Wie lange Ihre Kunden bis zur Zahlung brauchen, zeigen die eingelesenen Postenlisten. ReportNow! misst daraus die Laufzeiten, nach Betrag gewichtet, und schlägt eine Staffel vor, die Sie übernehmen und anpassen können.
Budget, Forecast und das Szenario, nach dem die Bank fragt.
Jede Planungsvariante hat ihren eigenen Zeitraum und ihre eigenen Annahmen. Im Bericht stellen Sie so viele Varianten nebeneinander, wie Sie brauchen.
Kopieren und anpassen
Sie kopieren „Budget 2027“, heben in der Kopie den Churn an und lassen neu rechnen. Im Bericht stellen Sie dann beide als Datenreihen nebeneinander. Die Kopie ist unabhängig. Was Sie später an der Vorlage ändern, wirkt sich auf sie nicht aus.
Ist und Plan werden nie addiert
In einer Datenreihe zeigt jeder Monat entweder Ist oder Plan. Für eine Hochrechnung wählen Sie die Datenreihe „Ist + Plan“. Sie zeigt bis zum Stand der Ist-Zahlen das Ist, danach den Plan, und nennt den Monat, in dem sie wechselt.
Abweichung nur, wo beide Reihen den Monat abdecken
Liegt ein Monat außerhalb des Zeitraums einer Datenreihe, bleibt ihre Zelle leer, und eine Abweichung wird dort nicht gerechnet. Beginnt ein Budget erst im Juli, erscheint das erste Halbjahr deshalb nicht als Einbruch auf null.
Planen Sie einmal mit Ihren eigenen Zahlen.
Im Demo-Termin schreiben wir ein Jahr fort und stellen den Plan neben das Ist. Bringen Sie einen Export Ihrer Buchhaltung mit, lesen wir ihn im Termin ein, sonst nehmen wir das Beispielunternehmen. Der Termin dauert 30 Minuten, vorbereiten müssen Sie nichts.