Was gebucht ist, erfassen Sie nicht noch einmal.
ReportNow! liest die Exporte der Programme, mit denen Sie schon arbeiten. Wie eine Datei eingelesen wird, ist schnell erklärt. Ausführlicher beschreibt diese Seite, was mit Zahlen geschieht, die nicht aufgehen.
Woher die Daten kommen.
DATEV-Kontenblatt
Buchungen mit Datum, darüber die Summen- und Saldenliste
Eröffnungswerte erkennt der Import am Datum, dem ersten Tag des Geschäftsjahres, und am Saldenvortragskonto. Der Buchungstext reicht dafür nicht aus; ein Verlustvortrag etwa heißt dort nicht „EB-Wert“. Personenkonten werden nicht eingelesen, weil das Kontenblatt jede Debitoren- und Kreditorenbuchung zusätzlich auf dem Sammelkonto ausweist.
Lexware Office
Kontenexport als ZIP oder CSV
Das ZIP aus dem Export können Sie direkt einlesen. Saldenvorträge am ersten Tag des Geschäftsjahres werden zu Eröffnungswerten, Personenkonten bleiben wie bei DATEV außen vor. Den Weg zum Export in Lexware Office beschreibt die Anwendung unter Finanzen › Import Schritt für Schritt. Die Ausgangsrechnungen holt sie auf Wunsch direkt über die Schnittstelle von Lexware Office ab; die Buchhaltung gibt diese Schnittstelle nicht her.
sevdesk
Buchhaltung, Ausgangsrechnungen und Kontobewegungen über die Schnittstelle
Statt einer Datei holt die Anwendung die Daten mit einem API-Token Ihres sevdesk-Kontos ab. Die Buchhaltung kommt als der DATEV-Buchungsstapel, den sevdesk für den Steuerberater erzeugt, ohne dass dabei ein Beleg festgeschrieben wird; Umsatz- und Vorsteuer werden wie bei DATEV aus den Buchungen abgespalten und gegen die Beträge aus sevdesk geprüft. Die Ausgangsrechnungen gehen samt Positionen in den Vertrieb, die Bewegungen Ihrer sevdesk-Bankkonten in den Direkten Kapitalfluss. Den Token speichert die Anwendung auf Wunsch je Mandant, verschlüsselt mit einem Schlüssel, der nur auf dem Server liegt.
Lohnabrechnung
LOPS-Auswertung „Personalkosten“ aus DATEV, Betriebsprüfungsexport (DLS) des Lohnprogramms, etwa aus Lexware Office
Den Monat einer LOPS-Auswertung liest der Import aus dem Vorspann und vergleicht ihn mit dem Dateinamen. Weichen beide ab, wird das gemeldet, denn Lohndaten im falschen Monat verschieben Kosten, ohne dass es an einer Summe auffällt. Der Betriebsprüfungsexport nach der Digitalen LohnSchnittstelle (DLS) bringt neben den Lohnarten je Person und Monat auch die Personaldaten mit: Stammsätze, Wochenarbeitszeiten und das Geschlecht, abgeleitet aus der Versicherungsnummer. Das Steuerbrutto jeder Person prüft der Import gegen ihr Lohnkonto. Die Arbeitgeberanteile zu KV, PV und AV enthält der Export nicht; wo möglich, leitet der Import sie aus den Arbeitnehmeranteilen ab und kennzeichnet sie als abgeleitet.
Offene Posten aus DATEV
Postenlisten der Debitoren, offen und ausgeglichen
DATEV liefert sie als HTML-Datei mit der Endung .xls. Deshalb prüft der Import den Inhalt statt der Endung und erkennt am Dateikopf, ob es sich um die offene oder die ausgeglichene Liste handelt. Aus der offenen Liste rechnet das Modul Forderungen die Altersstruktur, aus beiden zusammen die Laufzeiten.
E-Rechnungen
XRechnung und ZUGFeRD, als XML oder PDF
Beide zulässigen Syntaxen, CII und UBL, werden gelesen. Eine E-Rechnung wird an den Bestand des Vertriebs angehängt. Der CSV-Export der Ausgangsrechnungen – wie der Abruf aus sevdesk oder Lexware Office – ersetzt dagegen alles, was aus früheren Exporten derselben Gesellschaft stammt; angehängte E-Rechnungen bleiben stehen. Liegt eine Rechnungsposition schon als E-Rechnung vor, übernimmt der Export sie kein zweites Mal und meldet sie als Fall. Gutschriften gehen mit umgekehrtem Vorzeichen ein.
Kontoauszüge
CSV-Export der Bank, auch aus Qonto, oder die Kontobewegungen aus sevdesk
Weil jede Bank ihre Spalten anders benennt, liest der Import sie nach Überschrift. Für Qonto beschreibt die Anwendung unter Direkter Kapitalfluss › Import den Weg zur Datei. Enthält die Datei den Kontostand und ist der Startsaldo gepflegt, rechnet die Saldenprobe jede Zeile nach und nennt den Tag der ersten Abweichung. Die Bewegungen eines sevdesk-Bankkontos holt die Anwendung ohne Datei ab; den Startsaldo tragen Sie am Bankkonto ein.
CSV, allgemein
Rechnungen, Salden, Buchungen, Lohndaten, Personalstamm, Zuordnungen, Planzahlen
Maßgeblich ist die Spaltenüberschrift, nicht die Position der Spalte. Die Überschriften dürfen deutsch oder englisch sein, auch gemischt; die Sprache der Oberfläche spielt dafür keine Rolle. Heißt eine Spalte in Ihrem Export anders, ordnen Sie sie einmal über „Spalten zuordnen“ zu. Welche Spalten erwartet werden, zeigt eine Beispieldatei.
SAP, Microsoft Dynamics, Odoo
Weitere Buchhaltungs- und ERP-Systeme
Jedes weitere System bekommt einen eigenen Import; Berichte und Setup bleiben dieselben. Welches zuerst kommt, richtet sich danach, womit Interessenten arbeiten. Sagen Sie uns im Demo-Termin, welches Programm Sie einsetzen.
Erst die Vorschau, dann die Übernahme.
Jeder Import zeigt zuerst eine Vorschau: für welche Gesellschaft und welchen Zeitraum er gilt und wie viele vorhandene Zeilen er ersetzt. Geschrieben wird erst mit „Übernehmen“. Die Läufe werden protokolliert, und jeder lässt sich samt seinen Zeilen wieder löschen, in der Buchhaltung allerdings nur, solange keiner seiner Monate abgeschlossen ist. Was ein Lauf ersetzt hat, stellt das Löschen nicht wieder her.
- Ersetzt werden nur die Monate der Datei. Das gilt für Buchhaltung und Lohndaten, je Gesellschaft. Liefern Sie den Januar nach, bleiben die übrigen Monate unberührt, und dieselbe Datei zweimal eingelesen ergibt denselben Stand.
- Warnung bei kumulierten Salden. Wächst bei drei Vierteln der Konten der Betrag Monat für Monat und behält sein Vorzeichen, weist die Vorschau darauf hin, dass die Saldenliste wahrscheinlich Stände statt Monatsbewegungen enthält. Übernehmen können Sie trotzdem.
- Gegenprobe beim Einlesen. Im DATEV-Kontenblatt rechnet der Import die Summen- und Saldenliste derselben Datei aus den Buchungen nach, bei der LOPS-Auswertung die Gesamtkosten aus den einzelnen Kostenarten.
- Nullzeilen werden nicht gespeichert. Eine Saldenliste enthält jedes Konto in jedem Monat, auch ohne Bewegung. Für den Bericht macht eine Zeile mit 0 keinen Unterschied.
Nachbuchungen ändern keinen abgeschlossenen Monat.
Zwischen dem Januar- und dem Februarexport einer Gesellschaft kommen erfahrungsgemäß Dutzende Januarbuchungen hinzu, und einige fallen weg. Haben Sie den Januar schon berichtet, sollen sich seine Zahlen dadurch nicht mehr ändern.
Dafür schließen Sie den Monat für die Gesellschaft ab (Stammdaten › Zeitraum). Jeder spätere Import der Buchhaltung lässt ihn dann unberührt und bucht die Differenz je Konto in den nächsten offenen Monat. An der Zeile steht dort der Monat, aus dem sie stammt. Der abgeschlossene Monat behält seine Zahlen, und in der Summe über alle Monate fehlt nichts.
Warum nur die Differenz
Der Februarexport enthält den Januar noch einmal vollständig. Würde der ganze Januar in den Februar verschoben, stünde er zweimal im Jahr. Verschoben wird deshalb nur die Differenz zum Stand beim Abschluss.
Eröffnungswerte bleiben am Beginn des Geschäftsjahres
Im Mai gebucht, erschiene ein Eröffnungswert in der Bilanz als plötzlicher Zugang. Er wird deshalb nie verschoben. Weicht er in einem abgeschlossenen Monat vom gespeicherten Wert ab, zeigt die Vorschau das an, und der neue Wert wird nicht übernommen.
Wieder öffnen geht jederzeit
Ein abgeschlossener Monat lässt sich wieder öffnen. Zeilen, die schon in einen Folgemonat verschoben wurden, holt erst der nächste Import zurück, der diesen Monat enthält.
Umbuchungen als Buchungssatz
Eine Umbuchung für das Reporting erfassen Sie als Beleg mit Gegenbuchung, der für sich null ergeben muss. Sie steht neben den eingelesenen Salden und bleibt bei jedem weiteren Import erhalten.
Was nicht aufgeht, wird gemeldet.
ReportNow! verwirft keine Zeile stillschweigend und ergänzt keine Zuordnung auf Verdacht. Jede Unstimmigkeit erscheint als Fall. Das kostet beim Einrichten ein paar Minuten und verhindert Zahlen, die plausibel aussehen und trotzdem falsch sind.
Nicht zugeordnet
Ein bebuchtes Konto ohne Position erscheint beim Import als Fall. Unter dem Bericht steht in Rot, wie viele Konten das sind und welcher Betrag deshalb fehlt.
Bewusst ausgenommen
Technische Konten der Buchhaltung gehören in keinen Bericht. Für sie wählen Sie im Kontenbereich „in keinem Bericht“. Sie erscheinen dann grau statt rot, damit niemand sie für einen offenen Fall hält. Der Betrag steht trotzdem unter dem Bericht.
Kein Abhaken von Hand
Ob ein Fall erledigt ist, prüft ReportNow! an der Zuordnung. Liegt das Konto inzwischen in einem Kontenbereich, gilt der Fall als behoben, und mit dem nächsten Import verschwindet er aus der Liste.
Beispiel: die Saldenvortragskonten
DATEV führt die Eröffnungsbilanz über Saldenvortragskonten (9000, 9008, 9009). Ordnen Sie diese einer Bilanzposition zu, zählen die Eröffnungswerte doppelt, und die Bilanz sieht trotzdem plausibel aus. Lassen Sie sie offen, bleibt ein Fall stehen, der nie verschwindet und irgendwann falsch „behoben“ wird. Deshalb gibt es als dritten Zustand „in keinem Bericht“; der ausgenommene Betrag wird unter dem Bericht ausgewiesen.
Stammdaten richten Sie einmal ein.
Beim Import der Buchhaltung legt ReportNow! neue Konten und Kostenstellen selbst an. Eine Bezeichnung, die Sie von Hand korrigiert haben, überschreibt kein späterer Import. Konten ordnen Sie in Bereichen zu, etwa „8000–8599 → Umsatzerlöse“, und ein engerer Bereich hat Vorrang vor einem weiteren. Für eine Ausnahme genügt so eine eigene Zeile, und die allgemeine Regel bleibt unverändert.
- Ein Kostenstellenkatalog für drei Module. Finanzen, Personal und Vertrieb verwenden dieselben Nummern, gepflegt unter Stammdaten › Kostenstellen.
- Dimensionen legen Sie selbst an. Im Vertrieb werten Sie nach Kunde, Artikel, Land, Umsatzart oder allem aus, was Sie sonst brauchen. Dafür genügt es, die Dimension anzulegen und im Export eine Spalte mit ihrem Namen mitzuliefern.
- Abgeleitete Dimensionen brauchen keine Spalte. Land je Kunde, Produktgruppe je Artikel oder Vertriebsregion je Land entstehen aus Zuordnungen, die Sie einmal pflegen.
Bringen Sie einen Export mit.
Im Demo-Termin lesen wir gern eine Datei von Ihnen ein. So sehen Sie in den 30 Minuten Ihre eigenen Zahlen statt der Daten des Beispielunternehmens.