Nichts neu erfassen, was längst gebucht ist.
ReportNow! liest Exporte aus den Systemen, die Sie schon haben. Der interessante Teil daran ist nicht das Einlesen – das ist gelöst –, sondern was mit den Fällen passiert, die nicht aufgehen.
Woher die Daten kommen.
DATEV
Summen- und Saldenliste, Kontenblatt mit Buchungsdatum
Eröffnungswerte werden am Datum und am Saldenvortragskonto erkannt, nicht am Buchungstext – ein Verlustvortrag heißt nicht „EB-Wert“. Personenkonten bleiben außen vor, weil das Kontenblatt jede Debitorenbuchung zweimal führt.
CSV, allgemein
Rechnungen, Salden, Lohndaten, Zuordnungen, Planwerte
Gelesen wird nach Überschrift, nie nach Position. Deutsche und englische Spaltennamen werden beide erkannt, auch gemischt in einer Datei – eine Datei, die gestern lief, läuft nach einem Sprachwechsel weiter.
Lohnbuchhaltung
Monatliche Auswertung je Person und Kostenart
Der Monat wird aus dem Vorspann gelesen, der Dateiname ist die Gegenprobe. Weichen beide ab, wird es gemeldet – eine Lohnliste im falschen Monat verschiebt Kosten, ohne dass eine Summe protestiert.
Lexware, SAP, Dynamics, Odoo
Eigene Leseschicht auf dasselbe Zielschema
Jedes weitere System bekommt einen eigenen Parser; der Rest der Anwendung bleibt formatunabhängig. Welches zuerst kommt, richtet sich danach, was unsere Kunden einsetzen.
Erst die Vorschau, dann das Schreiben.
Jeder Import zeigt vorher, was passieren wird: welche Gesellschaft, welcher Zeitraum, welcher Bestand ersetzt wird. Erst danach wird geschrieben – und protokolliert, sodass ein Lauf zurücknehmbar bleibt.
- Ersetzt wird je Gesellschaft und je Monat.Wer den Januar nachliefert, verliert nicht das halbe Jahr. Dieselbe Datei zweimal eingelesen ergibt dasselbe Ergebnis.
- Eine kumulierte Datei wird erkannt. Wenn bei drei Vierteln der Konten der Betrag Monat für Monat wächst und das Vorzeichen behält, ist das kein Zufall – Sie werden gefragt, nicht ausgesperrt.
- Die Probe rechnet mit. Beim Kontenblatt wird die Summen- und Saldenliste derselben Datei gegengerechnet; beim Lohnimport die genannte Gesamtsumme gegen die Summe der Bestandteile.
- Leere Zeilen kommen nicht mit. Eine Saldenliste führt jedes Konto in jedem Monat; für den Bericht ist „keine Zeile“ und „Zeile mit 0“ dasselbe.
Die Buchhaltung bucht nach. Ihr Bericht bleibt stehen.
Zwischen dem Januar- und dem Februarexport derselben Firma kommen erfahrungsgemäß Dutzende Januarbuchungen dazu, und einige fallen weg. Wer den Januar berichtet hat, will das nicht rückwirkend im Bericht sehen.
Deshalb wird eine Periode geschlossen. Ein späterer Import lässt sie unberührt und bucht die Differenz in den nächsten offenen Monat – je Konto, mit dem Herkunftsmonat an der Zeile. Danach stimmt beides: Der geschlossene Monat zeigt weiter seine berichtete Zahl, und die Jahressumme entspricht der Datei.
Der häufigste Denkfehler
Den ganzen Monat zu verschieben. Der Februarexport enthält den Januar noch einmal vollständig – als Ganzes verschoben stünde er zweimal im Jahr. Verschoben wird die Differenz, nie der Monat.
Eröffnungswerte wandern nicht
Sie gehören an den Beginn des Geschäftsjahres und stünden im Mai als plötzlicher Zugang in der Bilanz. Weicht einer ab, wird er gemeldet.
Wieder öffnen geht jederzeit
Der Abschluss ist eine Entscheidung, keine Einbahnstraße. Bereits verschobene Zeilen räumt der nächste Import zurück.
Umbuchungen als Buchungssatz
Umgliederungen im Reporting sind ein Beleg mit Gegenbuchung, der für sich auf null aufgehen muss – keine überschriebene Zahl, die der nächste Import wegräumt.
Was nicht aufgeht, wird benannt.
Das ist die wichtigste Festlegung im ganzen Import, und sie ist unbequem: ReportNow! verwirft nichts stillschweigend und ergänzt nichts nach Gefühl. Ein sichtbarer offener Punkt kostet fünf Minuten. Eine erfundene Zuordnung kostet einen Jahresabschluss.
Nicht zugeordnet
Ein Konto, das in keine Berichtszeile fällt, steht als Fall in der Liste – nach Betrag sortiert, damit die 400.000 € vor den 12 € stehen.
Bewusst ausgenommen
Technische Konten der Buchhaltung gehören in keinen Bericht. Sie sind ein eigener Zustand, grau statt rot – sonst arbeitet jemand die Entscheidungen ab, die keine sind.
Behoben verschwindet
Ein Fall bleibt sichtbar, bis er wirklich weg ist – geprüft an der Sache und nicht an einem Häkchen, das jemand gesetzt hat.
Ein Beispiel, das teuer wäre
DATEV führt die Eröffnungsbilanz über Saldenvortragskonten. Wer sie einer Bilanzposition zuordnet, zählt Millionen doppelt – und die Bilanz sieht dabei völlig plausibel aus. Wer sie offen lässt, hat einen Fall, der nie verschwindet, und lädt den Nächsten ein, ihn falsch „zu beheben“. Deshalb gibt es einen dritten Zustand: ausdrücklich in keinem Bericht, mit dem ausgenommenen Betrag daneben.
Einmal einrichten, danach fast nichts.
Konten und Kostenstellen legen sich beim Import selbst an – und eine Bezeichnung, die Sie von Hand geradezogen haben, wird nie überschrieben. Zugeordnet wird in Bereichen: „4000–4999 → Umsatzerlöse“, und der engere Bereich gewinnt. Damit ist eine Ausnahme eine Zeile und kein Zerschneiden der Regel.
- Kostenstellen sind ein Katalog für alle Module.Dieselbe Nummer in Buchhaltung, Personal und Vertrieb – zwei Kataloge wären zwei Wahrheiten.
- Dimensionen sind Konfiguration. Kunde, Produkt, Land, Umsatzart und was Sie sonst brauchen. Eine neue Dimension anzulegen und eine gleichnamige Spalte zu liefern genügt.
- Abgeleitete Dimensionen brauchen keine Spalte.Land je Kunde, Produktgruppe je Artikel, Vertriebsregion je Land – über Zuordnungen statt über den Export.
Bringen Sie einen Export mit.
Im Demo-Termin lesen wir gern eine Datei von Ihnen ein – dann sehen Sie in denselben 30 Minuten Ihre eigenen Zahlen und nicht unsere.