Aus fünfundzwanzig Jahren Abschlusspraxis, nicht aus einem Anforderungskatalog.
Reporting-Software entsteht meistens von der Softwareseite her: Jemand kann Daten verarbeiten und fragt anschließend Controller, was sie brauchen. ReportNow! ist andersherum entstanden – aus der Arbeit selbst. Jede Festlegung darin hat einen Grund, und der Grund ist meistens ein Abschluss, in dem etwas schiefgegangen ist.
Dazu kommt eine zweite Quelle, und die wiegt inzwischen schwerer als die erste: das, was aus dem laufenden Betrieb unserer Kunden zurückkommt.
Beide Seiten des Tisches
Über fünfundzwanzig Jahre Controlling und Finanzleitung, und zwar abwechselnd auf beiden Seiten: in operativen Gesellschaften verschiedenster Branchen, in Tochter- wie in Muttergesellschaften, in Holdings und in Fonds. Mal war das Reporting die eigene Arbeit, mal war es das, was man von einer Beteiligung einforderte und nicht bekam.
Und was daraus wurde
Ein Bericht muss zwei Prüfungen bestehen, und die widersprechen einander. Wer ihn erstellt, braucht ihn nachvollziehbar bis zur einzelnen Buchung. Wer ihn bekommt, braucht ihn in dreißig Sekunden lesbar. Werkzeuge, die nur eine Seite kennen, gibt es reichlich – sie sind entweder eine Datenbank mit Oberfläche oder eine hübsche Kachelwand ohne Boden.
- Die Konzernsicht ist eine Abfrage über alle Gesellschaften, kein Zusammenkopieren von Mappen.
- Konzerninterner Umsatz wird eliminiert – und mit Betrag und Gegenpartei im Bericht ausgewiesen. Eine stille Kürzung von Umsatzzahlen wäre schlimmer als gar keine.
- Jede Zeile lässt sich aufreißen, bis die einzelne Buchung dasteht. Die Rückfrage aus dem Beirat kostet damit eine Frage und keinen halben Tag.
Der ganze Abschlusskalender
Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse, erstellt und entgegengenommen. Fünfjahresplanungen für Gesellschafter und Banken, Jahresbudgets, unterjährige Forecasts – und die wöchentliche Cash-Prognose, die kein Abschluss ist und trotzdem jeden Freitag stimmen muss.
Und was daraus wurde
Ein Reporting, das nur das Ist kennt, ist ein halbes Reporting: Die Hälfte des Jahres besteht aus Planung. Und ein Plan, dessen Herkunft im Januar niemand mehr nachvollziehen kann, ist im Gespräch mit der Bank keine Zahl, sondern eine Behauptung.
- Ist, Budget und Forecast stehen nebeneinander und werden nie addiert. Ein Zukunftsmonat zeigt den Plan, kein angebrochenes Ist dazu.
- Jede Planzeile führt ihre Herkunft mit: fortgeschrieben aus dem Ist, eingespielt oder aus der Vertriebspipeline.
- Fortgeschrieben wird nur, was abgeschlossen ist. Ein angebrochener Monat als voller Monat in der Basis macht den Plan still zu niedrig.
- Offene Forderungen und Darlehen sind eigene Berichte – die beiden Zahlen, aus denen eine Cash-Vorschau entsteht.
Due Diligence, von beiden Enden
Dutzende Transaktionen, auf der Käufer- wie auf der Verkäuferseite. Das heißt: Datenräume gefüllt und Datenräume durchgearbeitet, Fragenlisten beantwortet und Fragenlisten gestellt – und beide Male erlebt, woran es hängt.
Und was daraus wurde
In einer Due Diligence kostet nicht die Zahl die Zeit, sondern ihr Nachweis. Wer im Rückblick nicht mehr belegen kann, wie eine Zahl entstanden ist, verhandelt am Ende über seine eigene Glaubwürdigkeit statt über den Preis. Ein Reporting, das sich bei jedem Import neu erfindet, ist in diesem Moment wertlos.
- Nichts wird überschrieben. Was umgegliedert gehört, ist ein Buchungssatz mit Beleg, der für sich aufgehen muss – sichtbar und rücknehmbar.
- Ein berichteter Monat wird geschlossen. Was die Buchhaltung danach nachbucht, läuft in den nächsten offenen Monat: Ihr Januar sieht im Mai noch so aus wie im Februar.
- Bilanzprobe und Kapitalfluss-Gegenprobe stehen im Bericht, nicht in einem Protokoll. Wer sie vorweisen soll, muss sie nicht erst rechnen.
Fördermittel: Antrag, Nachweis, Prüfung
Über die Jahre eine große Zahl von Fördermittelanträgen: die Unterlagen zusammengestellt, eingereicht und durch die Rückfragen begleitet – und danach auf Unternehmensseite die Verwendungsprüfungen durchgeführt, in denen sich zeigt, ob die Unterlagen getragen haben.
Und was daraus wurde
Über eine Förderung entscheidet nicht der Antrag, sondern der Nachweis. Verlangt werden Stunden je Person und Tag, Personalkosten je Projekt und die Herleitung dazu – Angaben, die kein Reporting-Werkzeug führt, weil sie im Controlling nicht anfallen. Deshalb entstehen sie sonst in einer Excel-Mappe neben dem System, und deshalb halten sie der Prüfung so oft nicht stand.
- Stundenzettel je Person und Monat, tagesgenau. Arbeitstage, Feiertage des jeweiligen Bundeslandes, betriebsfreie Tage und gemeldete Abwesenheiten sind darin verrechnet – auch der halbe Urlaubstag.
- Projektanteile je Kostenstelle oder je Person, mit Stichtag. Ein Wechsel im April schreibt den Januar nicht um.
- Die Projektkosten entstehen aus denselben Lohndaten, die auch im Personalbericht stehen. Zwei Wahrheiten über dieselbe Person kann es damit nicht geben.
- Ausgabe als PDF zum Unterschreiben, nicht als Bildschirmansicht zum Abtippen.
Jede Gesellschaft war anders
Die Gesellschaften waren nie dieselben: andere Branche, andere Größe, anderer Kontenrahmen – und jede mit einer über Jahre gewachsenen Berichtsmappe, in der die Zeilen so hießen, wie das Haus sie nannte.
Und was daraus wurde
Ein Reporting-Werkzeug, das dafür einen Standard mitbringt, gewinnt die Auswahl und verliert den Betrieb: Nach vier Wochen pflegt jemand wieder eine Mappe daneben, weil die gewohnte Zeile fehlt. Deshalb ist in ReportNow! fast nichts fest verdrahtet.
- SKR03, SKR04 und IKR werden an Ihren Salden erkannt, nicht abgefragt – und wie sicher die Erkennung ist, steht daneben.
- Gliederung, Kontenzuordnung, Dimensionen, Hierarchien und Berichtsfolgen sind Konfiguration, kein Programmcode.
- HGB-Gliederung und Managementbericht dürfen nebeneinander stehen: dieselben Buchungen, zwei Blicke, dasselbe Ergebnis unten.
- Wer eine gewachsene Excel-Mappe ablöst, findet seine eigenen Zeilenbezeichnungen wieder – nicht die eines Standards.
Fünfundzwanzig Jahre sind ein Anfang, keine Vollständigkeit.
Jede Gesellschaft bucht anders, jeder Beirat fragt anders, jede Bank will die Kennzahl anders geschnitten. Deshalb ist der zweite Teil dieses Produkts nicht in einem Konzept entstanden, sondern im Betrieb bei Kunden – und deshalb wird ReportNow! in Wochen besser und nicht in Jahresversionen.
Der Fahrplan folgt den Antworten
Der Fragebogen nach dem Demo-Termin stellt eine Frage, auf die es ankommt: Was ist Ihr größtes ungelöstes Problem im Reporting? Die Reihenfolge, in der die nächsten Importschnittstellen und Berichte entstehen, richtet sich nach diesen Antworten – und danach, womit unsere Kunden tatsächlich buchen. Nicht danach, welches Format am bekanntesten ist.
Was einer braucht, bekommen alle
Eine Erweiterung ist kein Änderungsantrag mit eigenem Angebot und eigenem Termin. Sie wird gebaut und steht in der nächsten Fassung allen zur Verfügung, im Preis enthalten. Das ist keine Großzügigkeit, sondern die einzige Bauform, die auf Dauer trägt: Sonderstände je Kunde altern getrennt, und irgendwann bekommt einer die Verbesserung nicht mehr, für die er bezahlt hat.
Eine Rückfrage ist eine Beobachtung
Wo jemand nachfragen muss, setzt die Anwendung etwas voraus, das sie nicht voraussetzen dürfte. Das ist keine Schulungsaufgabe, sondern eine Aufgabe an der Anwendung – und die häufigsten Rückfragen stehen deshalb ganz oben auf der Liste.
Aber keine Kundennamen
Auf dieser Seite steht kein Logo und keine echte Zahl: Die Bilder zeigen ein Beispielunternehmen. Wer uns seine Salden zeigt, soll sie nicht später auf einer Werbeseite wiederfinden – auch nicht unkenntlich gemacht. Referenzen nennen wir im Gespräch, wenn der Kunde zugestimmt hat.
Sechs Fragen, die man jedem Anbieter stellen sollte.
Wer seine Buchhaltung aus der Hand gibt, prüft nicht die Funktionsliste – die sieht überall gut aus. Er prüft, was passiert, wenn etwas schiefgeht. Hier sind unsere Antworten, damit Sie sie danebenlegen können.
Wem gehören die Daten?
Ihnen. Jeder Kunde hat seinen eigenen Datenbestand – die Trennung liegt im Dateisystem und nicht in einer Spalte. Export in offenen Formaten, jederzeit und ohne Anlass.
Wo liegen sie?
In einem Rechenzentrum in Deutschland, bei einem deutschen Anbieter. Keine Übertragung in Drittstaaten, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Wie lange binden Sie sich?
14 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten, danach monatlich kündbar. Kein Einrichtungsentgelt, keine Mindestlaufzeit, kein Mindestvolumen.
Woran merken Sie, dass eine Zahl falsch ist?
An den Gegenproben, und die stehen im Bericht statt in einem Protokoll: Bilanzprobe, Kapitalfluss gegen den Finanzmittelfonds, Personalaufwand gegen die Lohnliste.
Was passiert bei Nachbuchungen?
Ein berichteter Monat wird geschlossen; was danach kommt, läuft als Differenz in den nächsten offenen Monat. Ihre Zeitreihe erfindet sich nicht bei jedem Import neu.
Und wenn etwas fehlt?
Dann sagt es die Anwendung, statt es zu raten: Jede unbekannte Kostenstelle, jede fehlende Zuordnung steht als offener Fall da, bis sie behoben ist.
Reden Sie mit jemandem, der Abschlüsse erstellt hat.
Im Demo-Termin gehen wir 30 Minuten durch die Berichte – an Ihren Fragen entlang, nicht an einem Vorführskript. Sie erklären dabei nicht erst, was eine Abgrenzung ist.