Entstanden aus fünfundzwanzig Jahren Abschlusspraxis.
Reporting-Software entsteht meistens von der Softwareseite her. Am Anfang steht jemand, der Daten verarbeiten kann und danach Controller fragt, was sie brauchen. Bei ReportNow! war es umgekehrt: Die Anforderungen stammen aus der eigenen Controllingpraxis. Hinter den meisten Festlegungen steht ein Abschluss, in dem etwas schiefgegangen ist.
Die zweite Quelle sind die Rückmeldungen aus dem laufenden Betrieb bei unseren Kunden. Sie wiegen inzwischen schwerer als die erste.
Beide Seiten des Tisches
Über fünfundzwanzig Jahre Controlling und Finanzleitung, abwechselnd auf beiden Seiten: in operativen Gesellschaften verschiedener Branchen, in Tochter- und in Muttergesellschaften, in Holdings und in Fonds. Mal war das Reporting die eigene Arbeit, mal forderte man es von einer Beteiligung ein und bekam es nicht.
Was Sie davon haben
Ein Bericht muss zwei Ansprüche erfüllen, die einander widersprechen. Wer ihn erstellt, muss jede Zahl bis zur einzelnen Buchung nachvollziehen können. Wer ihn bekommt, will ihn in dreißig Sekunden lesen. Viele Werkzeuge bedienen nur eine der beiden Seiten und sind entweder eine Datenbank mit Oberfläche oder eine Übersicht aus Kacheln, hinter der keine Buchungen stehen.
- Die Konzernsicht fragt alle Gesellschaften in einem Schritt ab. Niemand muss dafür Mappen zusammenkopieren.
- In der Konzernsicht eliminiert der Vertriebsbericht den Innenumsatz und weist ihn mit Betrag und Gegenpartei aus. So wird keine Umsatzzahl ohne Hinweis gekürzt.
- Die Zeilen der Berichte lassen sich aufklappen, in GuV und Bilanz bis zur einzelnen Buchung, sofern die Buchhaltung Einzelbuchungen liefert. Eine Rückfrage aus dem Beirat beantworten Sie so direkt im Bericht, statt einen halben Tag zu suchen.
Der ganze Abschlusskalender
Zur Praxis gehörten Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse, selbst erstellt und von anderen entgegengenommen, außerdem Fünfjahresplanungen für Gesellschafter und Banken, Jahresbudgets und unterjährige Forecasts. Jede Woche kam die Liquiditätsvorschau hinzu, die kein Abschluss ist und trotzdem jeden Freitag stimmen muss.
Was Sie davon haben
Ein Reporting, das nur das Ist kennt, deckt die Hälfte der Arbeit ab, denn die andere Hälfte gehört der Planung. Ein Plan muss außerdem im Januar noch nachvollziehbar sein. Kann dann niemand mehr sagen, wie eine Planzahl entstanden ist, hat sie im Gespräch mit der Bank kein Gewicht.
- Ist, Budget und Forecast stehen nebeneinander und werden nie addiert. In der Datenreihe „Ist + Plan“ zeigt jeder Monat nach dem Stand der Ist-Zahlen den Plan, ohne angebrochenes Ist hinzuzurechnen.
- Zu jeder Planzeile ist die Herkunft vermerkt, etwa aus dem Ist fortgeschrieben, aus einer Plandatei eingelesen, im Vertrieb aus der Pipeline oder in den Finanzen aus der Vertriebsplanung, der Personalplanung, den Darlehen und den Steuern übernommen.
- Fortgeschrieben wird nur aus Monaten bis zum eingestellten Stand der Ist-Zahlen. Würde ein angebrochener Monat als voller gerechnet, fiele der Plan unbemerkt zu niedrig aus.
- Die Liquiditätsvorschau beginnt beim Kontostand und plant mit der Kapitalflussrechnung der Planungsvariante weiter, einschließlich dessen, was Vertrieb, Personal, Darlehen und Steuern in den Finanzplan übernommen haben. Wann das Geld fließt, regeln Zahlungsfristen; für Kundenzahlungen schlägt ReportNow! die Frist anhand der tatsächlichen Laufzeiten der Forderungen vor.
Due Diligence, von beiden Enden
In Dutzenden Transaktionen, auf der Käufer- wie auf der Verkäuferseite, wurden Datenräume gefüllt und durchgearbeitet, Fragenlisten beantwortet und gestellt. Auf beiden Seiten zeigte sich, woran es hängt.
Was Sie davon haben
Die meiste Zeit kostet in einer Due Diligence der Nachweis, wie eine Zahl entstanden ist. Wer ihn nicht mehr führen kann, verhandelt am Ende über seine Glaubwürdigkeit statt über den Preis. Ein Reporting, dessen Vergangenheit sich mit jedem Import ändert, hilft dann nicht weiter.
- Eingelesene Salden lassen sich nicht von Hand ändern. Eine Umgliederung ist eine Umbuchung mit Beleg, der für sich null ergeben muss; sie bleibt sichtbar und lässt sich wieder löschen.
- Einen berichteten Monat schließen Sie je Gesellschaft ab. Was die Buchhaltung danach nachbucht, erscheint beim folgenden Import als Nachbuchung im nächsten offenen Monat. Ihr Januar sieht im Mai noch so aus wie im Februar.
- Bilanzprobe und Kapitalflussprobe stehen direkt unter dem Bericht. Wer sie vorlegen muss, braucht sie nicht erst nachzurechnen.
Fördermittel: Antrag, Nachweis, Prüfung
Über die Jahre wurde eine große Zahl von Fördermittelanträgen betreut, von den Unterlagen über die Einreichung bis zu den Rückfragen. Danach folgten auf Unternehmensseite die Verwendungsprüfungen, in denen sich zeigt, ob die Unterlagen halten.
Was Sie davon haben
Ob eine Förderung Bestand hat, entscheidet am Ende der Nachweis. Verlangt werden Stunden je Person und Tag, Personalkosten je Projekt und die Herleitung dazu. Übliche Reporting-Werkzeuge führen diese Angaben nicht, weil sie im Controlling nicht anfallen. Deshalb entstehen sie meist in einer Excel-Mappe neben dem System und halten der Prüfung oft nicht stand.
- Stundenzettel je Person und Monat, tagesgenau. Arbeitstage, Feiertage des jeweiligen Bundeslandes, betriebsfreie Tage und gemeldete Abwesenheiten sind eingerechnet, auch ein halber Urlaubstag.
- Projektanteile je Kostenstelle oder je Person, jeweils mit erstem und letztem Monat. Ein neuer Anteil ab April ändert den Januar nicht.
- Die Projektkosten kommen aus denselben Lohndaten wie der Personalbericht. Für dieselbe Person gibt es deshalb keine zwei verschiedenen Zahlen.
- Der Stundenzettel wird als PDF mit Feldern für Datum und Unterschrift ausgegeben und muss nicht abgetippt werden.
Jede Gesellschaft war anders
Die Gesellschaften waren nie gleich: andere Branche, andere Größe, anderer Kontenrahmen. Jede hatte eine über Jahre gewachsene Berichtsmappe, in der die Zeilen so hießen, wie das Haus sie nannte.
Was Sie davon haben
Ein Reporting-Werkzeug mit festem Standard überzeugt oft bei der Auswahl. Im Betrieb pflegt dann nach vier Wochen jemand wieder eine Mappe daneben, weil die gewohnte Zeile fehlt. In ReportNow! ist deshalb fast nichts fest vorgegeben.
- SKR03, SKR04 und IKR erkennt ReportNow! an Ihren Salden. Wie sicher die Erkennung ist, wird daneben angezeigt.
- Gliederung, Kontenbereiche, Dimensionen, Hierarchien und Zeilenfolgen richten Sie selbst ein, ohne dass dafür programmiert werden muss.
- Eine HGB-Gliederung und eine Management-Gliederung können nebeneinander bestehen. Beide rechnen aus denselben Salden und enden beim selben Periodenergebnis.
- Die Gliederung aus dem Katalog passen Sie an, bis die Zeilen so heißen wie in Ihrer bisherigen Excel-Mappe.
Fünfundzwanzig Jahre decken nicht jeden Fall ab.
Gesellschaften buchen unterschiedlich, Beiräte haben ihre eigenen Fragen, und jede Bank will ihre Kennzahlen etwas anders abgegrenzt sehen. Deshalb entsteht der zweite Teil von ReportNow! im Betrieb bei Kunden. Verbesserungen erscheinen alle paar Wochen und nicht erst mit der nächsten Jahresversion.
Der Fahrplan folgt den Antworten
Der Fragebogen, den Sie nach der Terminbuchung erhalten, fragt unter anderem nach Ihrem größten ungelösten Problem im Reporting. Nach diesen Antworten und nach den Programmen, mit denen die Kunden buchen, richtet sich, welche Importschnittstellen und Berichte als Nächstes entstehen. Wie bekannt ein Format allgemein ist, entscheidet darüber nicht.
Erweiterungen bekommen alle Kunden
Eine Erweiterung ist kein Änderungsantrag mit eigenem Angebot und eigenem Termin. Sie wird gebaut und steht mit der nächsten Fassung allen Kunden zur Verfügung, im Preis enthalten. Der Grund ist praktisch: Sonderversionen für einzelne Kunden entwickeln sich auseinander, und irgendwann bekäme jemand eine Verbesserung nicht mehr, für die er bezahlt hat.
Häufige Rückfragen zuerst
Muss jemand nachfragen, erwartet die Anwendung etwas, das sie nicht voraussetzen dürfte. Das beheben wir in der Anwendung und nicht mit einer Schulung. Die häufigsten Rückfragen stehen deshalb oben auf der Liste.
Gemeldete Fehler werden überall gesucht
Einen gemeldeten Fehler beheben wir nicht nur an der Stelle, an der er auftrat. Wir suchen auch, wo dieselbe Annahme sonst noch steckt; meist findet sie sich in zwei, drei weiteren Modulen, wo sie bisher niemandem aufgefallen ist. Das kostet beim ersten Mal mehr Zeit und erspart Ihnen, denselben Fehler an anderer Stelle noch einmal zu melden.
Sechs Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten.
Funktionslisten sehen überall gut aus. Wichtiger ist, was mit Ihren Daten und Zahlen geschieht, wenn etwas schiefgeht. Hier sind unsere Antworten, damit Sie vergleichen können.
Wem gehören die Daten?
Ihnen. Jeder Kunde hat seinen Datenbestand in einer eigenen Datei, getrennt von allen anderen. Berichte exportieren Sie jederzeit selbst als PDF, Excel oder CSV. Den vollständigen Datenbestand stellen wir Ihnen auf Anfrage in offenen Formaten bereit.
Wo liegen sie?
In einem Rechenzentrum in der Europäischen Union, betrieben von einem deutschen Anbieter. Daten werden nicht in Drittstaaten übermittelt. Die Verarbeitung regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Wie lange binden Sie sich?
Die ersten 14 Tage testen Sie kostenlos und ohne Zahlungsdaten. Danach wählen Sie die Laufzeit: 1 Monat, 3 Monate (5 % Nachlass) oder 12 Monate (10 % Nachlass), gerechnet ab dem Tag des Abschlusses. Die erste Laufzeit ist mit dem Abschluss vereinbart; danach kündigen Sie bis 14 Tage vor Beginn der nächsten Laufzeit, wirksam zum Ende der laufenden. Es gibt kein Einrichtungsentgelt und kein Mindestvolumen.
Woran merken Sie, dass eine Zahl falsch ist?
An den Gegenproben, die ReportNow! direkt in den Berichten anzeigt. Im Finanzbericht sind das die Bilanzprobe und die Kapitalflussprobe gegen die Veränderung des Finanzmittelfonds. Der Personalbericht stellt außerdem die Personalkosten aus den Lohndaten dem Personalaufwand der GuV gegenüber, sodass eine unerklärte Differenz auffällt.
Was passiert bei Nachbuchungen?
Nach dem Monatsbericht schließen Sie den Monat je Gesellschaft ab. Was die Buchhaltung danach für diesen Monat nachbucht, erscheint als Differenz im nächsten offenen Monat. Ein abgeschlossener Monat ändert sich also nicht mehr, wenn Sie die Buchhaltung später erneut einlesen.
Und wenn etwas fehlt?
Dann meldet ReportNow! die Lücke, statt eine Annahme zu treffen. Bebuchte Konten ohne Position in der Gliederung nennt der Finanzbericht mit Anzahl und Betrag. Werte ohne Zuordnung, etwa ein Kunde ohne Land, erscheinen unter Vertrieb › Setup › Fehlende Zuordnungen, bis Sie sie zuordnen.
Reden Sie mit jemandem, der Abschlüsse erstellt hat.
Im Demo-Termin gehen wir 30 Minuten lang die Berichte durch und richten uns dabei nach Ihren Fragen, nicht nach einem Vorführskript. Was eine Abgrenzung ist, müssen Sie uns nicht erklären.